DÉFINITION
La Prime Transport est une prise en charge facultative de l’employeur qu’il engage pour les déplacements du salarié entre sa résidence habituelle et son lieu de travail.
En revanche si l’employeur (de droit privé ou de droit public) la met en place, elle doit profiter à l’ensemble des salariés selon les mêmes modalités et en fonction de la distance entre le domicile et le lieu de travail.
CRITÈRES D’ÉLIGIBILITÉ
Tous les salariés sont concernés, y compris ceux travaillant à temps partiel ainsi que les stagiaires.
Le salarié peut prétendre au remboursement de ses frais de transport personnel si :
- Sa résidence habituelle ou son lieu de travail est situé en dehors de la région Ile-de-France et d’un périmètre de transports urbains,
- L’utilisation d’un véhicule personnel est indispensable en raison des horaires de travail.
CRITÈRES D’INÉLIGIBILITÉ
La prise en charge n’est pas prévue si :
- le salarié bénéficie d’un véhicule mis à disposition permanente par l’employeur avec prise en charge des dépenses de carburant ou d’alimentation électrique (voiture de fonction ou de service),
- Le salarié est logé dans des conditions excluant tous frais de transport pour se rendre au travail (logement de fonction),
- L’employeur assure gratuitement le transport du salarié.
- Lorsqu’un véhicule est mis en permanence à disposition du salarié, et que les dépenses de carburant et d’alimentation du véhicule sont prises en charge par l’employeur ;
- Lorsque les salariés sont logés dans des conditions telles qu’ils ne supportent aucun frais ;
CONDITION D’EXONÉRATION
Depuis 2021, la prime de transport versée par l’employeur est exonérée de l’ensemble des charges sociales, y compris la CSG et la CRDS, dans la limite de 500 € par année et par salarié.
Attention, les frais de carburant ne peuvent être socialement et fiscalement exonérés qu’à hauteur de 200 € par an.
L’exonération est admise dans la limite annuelle de 200 € par salarié pour les frais de carburant et dans la limite de 400 € pour les frais d’alimentation des véhicules électriques, hybrides rechargeables ou hydrogène.
CONDITIONS DE PRISE EN CHARGE
Le montant, les modalités ainsi que les critères d’attribution de la prime de transport doivent être prévus par accord d’entreprise ou par accord interentreprises, et à défaut, par accord de branche.
En l’absence d’accord, l’employeur peut prévoir le versement de la prime de transport par décision unilatérale, après consultation du comité social et économique (CSE), s’il existe.
Le montant de la prise en charge des frais de transport doit être mentionné sur la fiche de paie.
CUMUL DES PRIMES ?
La Prime Transport est cumulable avec le remboursement d’indemnités kilométriques lorsque le salarié est contraint d’utiliser son véhicule personnel en raison d’une impossibilité d’utiliser les transports en commun.
Dans ce cas, le cumul des sommes versées (prime de transport + indemnités kilométriques) peut être exonéré de cotisations au-delà de 200 € par an, mais dans la limite des frais réellement engagés par le salarié pour ses trajets domicile habituel-lieu de travail.
Le bénéfice de cette prise en charge facultative des frais de carburant (ou des frais d’alimentation des véhicules électriques) ne peut être cumulé avec celui de la prise en charge obligatoire du coût de l’abonnement aux transports publics.
Cette prime transport ne peut pas se cumuler avec la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels.
Dans ce cas, il convient de réintégrer la prime transport dans la base de calcul, la déduction forfaitaire n’étant appliquée que par la suite.
En revanche, elle est cumulable avec le forfait mobilités durables (vélo, covoiturage, transports publics, services d’autopartage…) dans la limite globale de 400 € par an et par salarié.
QUID DU TÉLÉTRAVAIL ?
Si vos salariés sont en situation de télétravail à domicile « en continu », vous n’êtes pas tenu par la prise en charge des frais de transport. Les salariés n’effectuent aucun trajet pour se rendre à leur lieu de travail.
Le fait que les entreprises aient continué à verser cette indemnité à leurs employés et ne l’aient pas supprimée pendant ou après la pandémie du COVID-19 ne signifie pas qu’elle a été consolidée comme un droit acquis en leur faveur.
L’indemnité de transport peut être supprimée en cas de télétravail, sauf disposition contraire d’un accord individuel.
PEUT-ON ARRÊTER DE VERSER LA PRIME ?
L’employeur n’a pas l’obligation de participer aux frais de transport individuel de ses salariés.
Étant donné que la prise en charge est optionnelle, le gouvernement encourage les sociétés à y recourir en l’exemptant de cotisations sociales.
Si l’employeur décide de ne plus verser cette prime, il doit informer ses salariés au moins un mois à l’avance.
