La mise en conformité du logiciel de caisse est un défi pour de nombreuses TPE.
In fine, ce sont aussi les aspects du management de la TPE qui pourront être revus au profit de la sécurisation des activités du commerce
LES OBLIGATIONS DE CONFORMITÉ DES LOGICIELS ET SYSTÈMES DE CAISSE
Depuis le 1er janvier 2018, toute personne assujettie à la TVA doit, lorsqu’elle enregistre les règlements de ses clients au moyen d’un logiciel de comptabilité ou de gestion ou d’un système de caisse, utiliser un logiciel ou un système satisfaisant à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale, attestées par un certificat délivré par un organisme accrédité ou par une attestation individuelle de l’éditeur, conforme à un modèle fixé par l’administration.
En principe, seules les opérations réalisées avec des particuliers sont visées puisque selon la DGFiP, sont exclus du champ d’application de l’obligation de détention d’un certificat, les logiciels et applications enregistrant des opérations :
– entre seuls assujettis à la TVA (opérations exclusivement entre professionnels) ;
– ou réalisées par des assujettis à la TVA placés sous le régime de la franchise TVA (notamment auto-entrepreneurs) ;
– ou par des assujettis effectuant seulement des opérations exonérées de TVA.
En revanche, les assujettis qui réalisent à la fois des opérations avec des clients assujettis à la TVA (clients professionnels) et des non-assujettis (clients particuliers, nommés aussi B to C) relèvent du champ d’application du dispositif. Une seule opération suffit.
À la suite du contrôle inopiné, une vérification de comptabilité ou une procédure de flagrance peut être engagée.
SANCTIONS EN CAS DE NON-RESPECT DE CES OBLIGATIONS
Le contrôle de l’administration fiscale s’exerce dans le cadre de la procédure dite de contrôle inopiné. En cas de non-présentation de document justifiant la conformité des logiciels ou systèmes de caisse, l’assujetti encourt une amende de 7 500 € par logiciel de comptabilité ou de gestion ou système de caisse concerné.
Seul l’assujetti peut être sanctionné par une amende de 7 500 € ; il lui appartient de réclamer à l’éditeur ou à l’intégrateur l’attestation ou la certification, la loi n’imposant pas à ce dernier la délivrance spontanée.
L’assujetti dispose néanmoins d’un délai de 30 jours pour produire les documents ou formuler ses observations et, si à l’issue de ce délai, le vérificateur estime que les logiciels ou systèmes utilisés doivent bien faire l’objet d’un certificat ou d’une attestation et si l’utilisateur n’est toujours pas en mesure de les fournir, l’amende s’applique. Celle-ci est à nouveau applicable si le document n’est pas présenté dans un délai de 60 jours à compter du constat de défaut de présentation.
Précisons également qu’à la suite du contrôle inopiné, une vérification de comptabilité ou une procédure de flagrance peut être engagée.
Le fait de pouvoir supprimer ou modifier dans le système des enregistrements en principe irréversibles caractérise l’usage frauduleux, avec pour conséquence la majoration de 80 % des droits liés au rehaussement des bases d’imposition, voire le rejet de la comptabilité qui perd son caractère sincère et probant.
